Privacybeleid

Birgitt Merchez, Psychologisch Consulent & Coach

Versie 1.0, laatst gewijzigd op 6 oktober 2025

Jouw privacy en de bescherming van je persoonsgegevens zijn van het grootste belang voor mij, Birgitt Merchez. In dit privacybeleid leg ik uit hoe ik omga met de persoonsgegevens die ik verzamel in het kader van mijn dienstverlening. Ik doe dit in volledige overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).

De persoon verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens ben ikzelf:

Naam: Birgitt Merchez
Adres: Herseltsesteenweg 147, 3200 Aarschot
E-mailadres: info@birgittmerchez.be
Telefoonnummer: 0471/780163
Ondernemingsnummer (KBO): 1028260178
BTW-nummer: BE 1028 260 178

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Ik verwerk de volgende categorieën van persoonsgegevens:

Identificatie- en contactgegevens: Naam, voornaam, adres (voor diensten aan huis), e-mailadres, telefoonnummer.
Gegevens betreffende de begeleiding (gevoelige gegevens): Informatie die je deelt tijdens intakegesprekken en sessies, notities die ik maak ter ondersteuning van het begeleidingstraject, de aard van je hulpvraag, en andere persoonlijke details die relevant zijn voor de coaching.
Facturatiegegevens: Adres, bankrekeningnummer, en andere gegevens die nodig zijn voor een correcte facturatie en boekhouding.
Communicatiegegevens: Inhoud van e-mailverkeer of andere digitale communicatie tussen ons.

3. Waarom verwerk ik deze gegevens en op welke rechtsgrond?

Ik verzamel je gegevens voor specifieke, legitieme doeleinden:

Voor de uitvoering van onze overeenkomst (Rechtsgrond: Art. 6.1.b AVG):
- Om contact met je op te nemen en afspraken in te plannen.
- Om de coaching- en consultatiesessies (online of aan huis) te kunnen uitvoeren.
- Om een kwalitatief en continu begeleidingstraject te garanderen.
- Voor facturatie en de financiële afhandeling van de diensten.
Op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming (Rechtsgrond: Art. 6.1.a & 9.2.a AVG):
- Voor het bijhouden van een cliëntendossier met gevoelige gegevens (sessienotities). Deze toestemming wordt expliciet gevraagd bij de start van het traject.
Om te voldoen aan een wettelijke verplichting (Rechtsgrond: Art. 6.1.c AVG):
- Om te voldoen aan mijn wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Vanwege een gerechtvaardigd belang (Rechtsgrond: Art. 6.1.f AVG):
- Om mijn diensten te verdedigen in geval van een geschil.

4. Met wie deel ik jouw gegevens?

Jouw gegevens worden met de grootste zorg en vertrouwelijkheid behandeld, conform mijn beroepsgeheim. Ik deel je gegevens in principe met niemand.

Er zijn echter enkele uitzonderingen:

Verwerkers: Voor mijn boekhouding of IT-diensten (bv. een beveiligde online agenda of videocall-software) kan ik beroep doen op externe partijen. Met deze partijen sluit ik een verwerkersovereenkomst af die hen verplicht jouw gegevens even veilig en vertrouwelijk te behandelen als ikzelf.
Geanonimiseerde gegevens voor intervisie/supervisie: Om de kwaliteit van mijn begeleiding te bewaken, kan ik casussen bespreken met collega’s. Dit gebeurt altijd volledig geanonimiseerd, zodat de informatie nooit naar jou te herleiden is.
Wettelijke verplichting: Als een gerechtelijk bevel of een wettelijke bepaling mij daartoe verplicht, kan ik genoodzaakt zijn om gegevens te delen. Dit gebeurt enkel indien er sprake is van een direct gevaar voor jezelf of voor anderen.

Jouw gegevens worden nooit doorverkocht of gebruikt voor commerciële doeleinden van derden.

5. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?

Ik bewaar je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Cliëntendossier (sessienotities): Ik bewaar je dossier tot 10 jaar na de beëindiging van het begeleidingstraject, conform de aanbevelingen van mijn beroepsvereniging en om continuïteit van zorg te kunnen garanderen.
Facturatiegegevens: Deze gegevens moet ik wettelijk 7 jaar bewaren voor fiscale doeleinden.
Contactgegevens: Indien er geen begeleidingstraject volgt na een eerste contact, worden je gegevens binnen 2 jaar verwijderd.

6. Hoe beveilig ik jouw gegevens?

Ik neem de bescherming van jouw gegevens ernstig en tref passende technische en organisatorische maatregelen:

Digitale gegevens: Worden opgeslagen op een met een wachtwoord beveiligde computer en/of in een beveiligde cloudomgeving met encryptie.
Online sessies: Vinden plaats via een beveiligd en versleuteld (end-to-end encrypted) platform.
Fysieke gegevens: Eventuele papieren notities worden bewaard in een afgesloten kast.
Communicatie: Ik streef ernaar om zo min mogelijk gevoelige informatie via onbeveiligde kanalen zoals e-mail te delen.

7. Wat zijn jouw rechten?

Je hebt te allen tijde controle over je eigen gegevens. Je hebt het recht op:

Inzage: Je kunt opvragen welke gegevens ik van je verwerk.
Rectificatie: Je kunt vragen om onjuiste gegevens te corrigeren.
Gegevenswissing (‘Recht om vergeten te worden’): Je kunt vragen om je gegevens te verwijderen. Let op: dit recht is niet absoluut. Ik kan je gegevens niet verwijderen als ik wettelijk verplicht ben ze te bewaren (bv. voor facturatie).
Beperking van de verwerking: Je kunt vragen om de verwerking van je gegevens tijdelijk te stoppen.
Overdraagbaarheid: Je kunt vragen om je gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen.
Bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens.

Om deze rechten uit te oefenen, kun je een e-mail sturen naar info@birgittmerchez.be. Ik kan vragen om een bewijs van je identiteit om misbruik te voorkomen.

8. Klachten

Indien je van mening bent dat ik je gegevens niet correct verwerk, hoor ik dat graag eerst van jou zodat we samen een oplossing kunnen zoeken. Mocht je daarna nog steeds een klacht hebben, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

9. Wijzigingen in dit beleid

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest recente versie is steeds te raadplegen op mijn website: https://birgittmerchez.be/ of kan op verzoek worden verkregen.